Gli Stati di un documento
Il percorso che una fattura elettronica effettua per raggiungere il cliente finale può essere sinteticamente descritto affermando che Mago4 invia il documento al Digital Hub Zucchetti che lo invia al Sistema di interscambio, che lo consegna al cliente finale.
Se il cliente finale è una Pubblica Amministrazione ha facoltà di accettare o rifiutare la fattura, qualora l’ente pubblico non risponda entro il termine prefissato, la fattura si intende accettata per decorrenza dei termini.
L’accettazione o il rifiuto non è prevista per i clienti B2B e B2C.
In base alle azioni compiute in Mago4 sul documento, alle azioni compiute in modo automatico da Digital Hub Zucchetti (DHZ) o manualmente sul portale stesso, ed a seconda degli eventuali ritorni del Sistema di Interscambio (SDI) il documento può trovarsi in uno dei seguenti stati:
E’ possibile controllare lo Stato dei vari documenti direttamente da Mago4 senza dovere accedere a Digital Hub Zucchetti (DHZ), a tale scopo è necessario aggiornare periodicamente lo stato dei documenti per verificare quali documenti hanno completato l’iter e quali invece ancora lo debbono completare.
L’aggiornamento permette di verificare facilmente quali documenti sono stati recapitati e quali non lo sono stati (per tutti i clienti), quali fatture sono state accettate e quali sono state respinte dal destinatario (nel caso di Pubblica Amministrazione).
Nei casi di esito negativo è possibile visualizzare la motivazione della mancata consegna o del rifiuto.
Controllare lo Stato di un singolo documento
Per controllare manualmente lo Stato di un singolo documento è necessario:
– aprire in Mago4 la fattura che si desidera aggiornare
– cliccare sul menù a tendina del pulsante “Funzioni Comunicazioni Digitali” e selezionare l’opzione “Aggiorna Stato“
– lo Stato viene aggiornato nel riquadro in alto a destra nei dati di testa della fattura; premendo sullo Stato si apre la maschera dell’ “Event Viewer“
– la maschera dell’ “Event Viewer” mostra in ordine cronologico tutti gli eventi che si sono verificati, rendendo visibile l’iter completo del documento
Nota: nei casi di mancata consegna o di rifiuto è possibile visualizzare la causa facendo doppio click sulla riga di dettaglio nell’ “Event Viewer”.
Procedura massiva per l’aggiornamento Stato documenti
In Mago4 è disponibile la procedura “Aggiornamento Stato Documenti” per aggiornare contemporaneamente un gruppo di documenti, tale procedura è disponibile in [Comunicazioni Digitali>Fatturazione Elettronica].
Per utilizzare la procedura massiva, è necessario:
– impostare i filtri per la ricerca dei documenti da aggiornare (principalmente la Data Documento)
– selezionare il flag “Valida documenti” se desiderato (possibilità introdotta con Mago4 2.4)
– premere il pulsante “Estrai” per avviare l’aggiornamento massivo
– controllare la griglia sottostante per verificare quali documenti sono stati aggiornati ed in che stato si trovano
Con Mago4 2.4 nella procedura di aggiornamento massivo dello Stato dei documenti è stata introdotta la possibilità di eseguire o meno le operazioni di validazione degli XML estratti.
La procedura di validazione preserva dal fatto che possano essere inviati al DHZ documenti non validi e che quindi sarebbero scartati per vizi; gli errori/avvertimenti rilevati dalla validazione verranno evidenziati con appositi messaggi nella griglia della maschera della procedura.
Nella procedura di aggiornamento Stato la validazione non offre vantaggi aggiuntivi in quanto i file XML sono stati già inviati e quindi il flag viene proposto disattivato.
La funzione disattivata permette una più veloce elaborazione delle informazioni.
Nelle versioni di Mago4 2.3.2 e precedenti il flag non è presente e quindi la validazione viene sempre eseguita.
Anche in questo caso Mago4 consulta il Digital Hub ed aggiorna lo Stato nei dati di testa delle varie fatture; tutti gli eventi verranno tracciati nella scheda “Event Viewer” della maschera del documento in cui è visibile l’iter completo del documento.
